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管理好IT应用的现存资产 平衡企业成本与风险

2019-10-09 18:27:11来源:励志吧0次阅读

企业里的遗留应用一直都是IT部门最头疼的问题。如果采用“推倒重来”的办法处理这些遗留应用,那么代价势必非常高昂,并且难以证明这笔投资的合理性,同时还容易导致业务中断。此外,不少遗留软件仍在会计总账中使用,并且还受到了销售部门的喜爱。然而,这些遗留应用也会导致整个企业的网络性能十分低下。

除了这些,还有更糟糕的情况。比如说,运输部门的遗留导航应用无疑为日后的灾难埋下了祸根。随着时间的流逝,这一问题变得越来越严重,解决起来也越来越困难。

在以下四个案例中,每一个遗留应用都有着它们自己的特点。关键是找到一个带有业务分析的解决方案。IT工作人员要帮助查清楚这些遗留应用如何被使用,雇员们在哪些方面依赖它们,以及软件故障导致服务中断后企业将受到什么影响等等,特别是在安装新软件和培训使用人员期间造成的生产损失情况。

市场研究机构Gartner专门进行企业IT应用研究的分析师Jim Duggan称:“这些案例的核心是应当继续管理这些IT应用的现存资产,以平衡其成本与风险中所蕴藏的价值。”

企业应当如何平衡这些软件的成本与风险,平衡推动它们最终进行升级的因素呢?解决方案的不同取决于特定的业务需求和遗留应用的特点。

案例一:

哈德逊湾公司与洛德泰勒公司

问题:合并导致现有ERP(企业资源规划)系统被废弃。

解决方案:替换批发ERP系统,以满足所有部门的需求。

哈德逊湾公司成立于1670年,是加拿大历史最悠久的连锁百货商店。该公司旗下还拥有多个其他品牌的连锁店,包括专门经营厨房设施、卧室和浴室用具的连锁超市Home OutfITters和大型综合购物连锁折扣店Zellers。2008年,哈德逊湾公司被NRDC EquITy Partners收购。NRDC EquITy Partners在收购前旗下还拥有高档百货连锁公司洛德泰勒。

这两家大型连锁百货公司的雇员人数加起来约75000人,销售额超过80亿美元,合并面临着许多挑战。其中一项挑战就是哈德逊湾公司与洛德泰勒公司有着各自不同的ERP系统,两家公司的ERP系统分别由不同的厂商提供。双方的ERP系统均无法满足对方的需求。

哈德逊湾公司ERP的一个主要用途就是管理向仓库送货。

哈德逊湾公司的新ERP系统正帮助管理送货

哈德逊湾公司认为他们需要一个涵盖所有仓库的新ERP系统,以替代老系统。公司管理层明白,他们希望淘汰老旧的大型机系统,转而使用新型的刀片服务器。大型机遇到的一个问题是要找到会Cobol语言的程序员,以维护遗留的ERP软件。在供应链解决方案供应商Manhattan Associates的帮助下,公司升级了他们的供应链管理软件,升级后他们可以准确的知道什么货物何时到达仓库。

升级带来的好处是流程的改进和劳动力的节约。此外,未来进行并购时可更容易整合现有供应链软件。不过SmITh也指出,整个项目面临多个挑战,包括需要为公司的合并而整合系统,需要培训人员使用新程序。

ESG(企业战略集团)数据管理分析师Julie Lockner称,整个公司的合并非常复杂,对于零售商来说尤为复杂,这需要解决兼容问题,还需要搞清楚在转移至整个公司系统上后,遗留的数据集合应当如何维护。

[page] 她称,如果把数据整合到一个单一的应用里,公司在初期就应当制定一个数据保留和遗留应用的淘汰计划,以最大限度防止某一个应用成为“未来麻烦的根源”。

哈德逊湾公司面临着一系列非常棘手的问题是:遗留应用仍然在承担着大部分工作,但是它们并不能满足新合并而成的公司的需要,无法实现跨多个地区的大规模使用,同时由于不同的公司文化融合在一起,管理上的顾虑也会增加。Duggan指出,主要问题是复杂性导致高成本,IT部门必须将业务持续性放在首位。

Duggan称:“在合并和收购中,主要因素是对业务程序标准化的态度。管理上的顾虑常常会导致本该只有一套程序的地方出现了多套程序。虽然IT能够在需要时将多套程序整合在一起,但是如果用IT来掩饰无法实现的一致性,将会导致操作成本过高,可靠性降低。”

案例二:

Flexcon公司

问题:信息平台版本过多且过于陈旧。

解决方案:通过一系列升级安装至最新版本。

总部位于美国马萨诸塞州斯宾塞的Flexcon公司是一家定制压敏薄膜和粘合剂制造商。该公司使用的Lotus Notes信息平台已经严重过期。

对于该公司的协作与技术支持主管Jeremiah Benjamin来说,这一问题已经变成了每周技术支持所遇到的老大难问题。比如说,系统无法正确渲染那些带有复杂图形的大容量邮件。由于需要额外的成本,因此公司无法添加一些手持设备的附加组件。此外,他们需要花上几天时间才能预定一个会议室,并且规模要和参会人数相匹配。

Benjamin称:“在相当长的一段时间内,我们没有进行任何升级,我们只是解决一些特定的问题。我们在过去遗漏了大量的升级工作,现在我们需要将它们更新到最新版本。”

Benjamin首先开始着手解决几年前的遗留问题,当时公司的Lotus Notes版本无法识别一些先进的智能手机,包括安卓设备和苹果iPhone。他还注意到一些应用的新版本出现了整合问题,比如说,微软Office与Notes的整合问题。

由于遗漏了多次升级,Flexcon必须逐步解决这些问题。他们首先将Lotus Notes从4.6版本升级到6.5版本。后来,公司又在2009年将IBM Lotus Notes和Domino服务器从6.5版本升级到了7版本。他们的目标是赶在IBM在2010年中止对6.5版本支持前完成升级。最终,Flexcon在2010年早些时候将他们的Domino服务器版本由7升级到了Notes 8.5版本。Notes的客户端升级工作在去年完成。目前该公司已经将所有的Notes版本升级到了最新版本。

Benjamin称,他使用了多种办法才顺利地完成了升级。比如,他进行了大规模测试,并通过推特从专家那里寻求建议。他称,公司虽然购买了IBM的支持服务,但是在使用老版本期间却很少使用。不过,在将Lotus Notes 6.5/7版本升级至8版本期间,他曾经频繁地拨打支持服务的电话,以寻求帮助。

现在,Flexcon的IT团队做好了随时支持公司内部出现的新客户设备的准备:当一名主管带来了一部iPad或一部新智能手机,Benjamin就知道Flexcon需要让服务器和客户端支持这些新的设备。

“在这之后,我决定在新版本发布的几周内就升级这些服务器,让它们一直处于最新状态。最主要的好处是支持最新的设备,提供最强的安全保护,让用户体验保持一致,同时不断提升性能。”Benjamin说。

Duggan称,遗漏升级将会导致安全风险增加,导致软件的价值下降。Flexcon的明智之处在于,在问题变得难以解决,升级工作难以开展之前解决了版本老旧问题。

由于多次遗漏了升级,Flexcon还遇到了一些其他的问题。Duggan说:“他们不仅无法及时支持新技术,而且每年还要出钱维护这些老旧版本。”

Duggan建议IT部门将他们的软件版本维持在最新的两个版本之内。他将这一策略称之为“N+1”。在这种方法中,大多数用户的软件版本为最后一次大规模升级后的版本(N)——即不是最新的版本,而是最新版本之前的那一个版本。高级用户应当检测一下最新的版本(N+1),临时用户的软件版本应当为最近公布的两个版本(N-1),这样就可逐步跟上主流用户群体的步伐。

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